Excel es una herramienta excelente. El problema no es Excel: es cuando una empresa entera depende de un archivo que solo entiende una persona. Estas son las señales de que llegó el momento de cambiar.
Las siete señales
- Hay varias versiones del mismo archivo y nadie sabe cuál es la buena
- Para saber cuánto vendieron ayer hay que esperar a que alguien arme un reporte
- Se copian datos a mano de WhatsApp o del correo a la hoja
- El cierre de mes toma días porque hay que cruzar archivos
- Una persona se fue de vacaciones y nadie pudo actualizar el inventario
- Alguien borró una fórmula y nadie se dio cuenta en semanas
- Necesitas que cada persona vea solo una parte de la información
Antes de comprar software
Dibuja el proceso como funciona hoy, no como debería funcionar. Quién recibe el pedido, dónde lo anota, quién lo revisa y qué pasa después. Ese dibujo vale más que cualquier lista de funciones, porque te muestra dónde se pierde el tiempo de verdad.
Con ese dibujo puedes evaluar un software de caja o pedir una demo a la medida. En los dos casos la pregunta es la misma: ¿este sistema hace mi proceso más corto o me obliga a cambiarlo para encajar?
No hay que cambiar todo de una vez
Lo que mejor funciona es empezar por el proceso que más duele, ponerlo en un sistema en pocas semanas y dejar que el equipo lo use. Cuando eso funciona, se suma el siguiente. Así el cambio se paga solo antes de que llegue el próximo.
